07 out Digitalização de documentos públicos e privados e a “destruição” dos originais.
Convertida em lei a MP da Liberdade Econômica, Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, trouxe novas determinações em relação a digitalização de documentos.
Em seu artigo 10 dispõe que da Lei nº 12.682/2012, passa a vigorar acrescida do artigo 2º-A, que estabelece que: “Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.”
A nova legislação dispõe ainda sobre a possibilidade de destruição do documento original e os documentos digitalizados terão mesmo valor probatório que os originais. Importante aqui fazer uma pequena ressalva, pois as técnicas e os requisitos a serem observados para a digitalização, ainda serão definidos em regulamento.
As alterações trazidas pela Lei da Liberdade econômica já vieram de tentativa anterior de regulamentação, os parágrafos 2º, 5º e 7º já estavam incluídos na lei 12.682/2012, sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, e foram vetados pela então Presidenta Dilma, com o argumento de que trariam insegurança jurídica e pelo fato de a lei não deixar claro o método de digitalização e armazenamento dos documentos.
Razões dos vetos:
“Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente não observam o procedimento previsto na legislação arquivística. A proposta utiliza, ainda, os conceitos de documento digital, documento digitalizado e documento original de forma assistemática. Por fim, não estão estabelecidos os procedimentos para a reprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização, de forma que a extensão de efeitos jurídicos para todos os fins de direito não teria contrapartida de garantia tecnológica ou procedimental que a justificasse.”
A questão da destruição dos documentos originais, ainda que digitalizados, assim como a validação dos documentos geram grave insegurança jurídica, pois na prática sabe-se que perante o judiciário os documentos digitalizados nem sempre tem o mesmo valor e se não houver mais o original como fazer a prova do direito?
Nesse sentido, há que se ter cautela para a aplicação imediata da nova lei e esperar que haja uma melhor regulamentação quanto aos métodos de digitalização e armazenamento dos documentos. A lei não deixa claro como deverá ser o mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, mas repassa ao particular “o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos”.
De qualquer forma a nova legislação traz mais segurança para a utilização de documentos que já vinham sendo digitalizados pelas empresas, mas ainda não há como destruir os documentos originais sem maior regulamentação a respeito.